福州ISO9001认证办理申请质量管理体系内审员培训福建泉州漳州

　　4.5 文件签核

　　4.5.1 质量手册由管理者代表制订、审核，总经理批准；程序文件由各部门/管理者代表制订，管理者代表审核，总经理批准；

　　4.5.2三阶文件由部门相关人员制订，部门负责人审核，管理者代表批准；

　　4.5.3 文件制/修订并通过审核、批准后，交办公室统一发行、存档。

　　4.6 文件登录管制

　　4.6.1 办公室接到待发放的文件后，依相关系统文件的要求进行审查,确认文件格式、签核、编码、文件版次等符合现行系统文件要求后归档；

　　4.6.2 办公室将审查符合现行系统文件要求的文件登入《文件一览表》。

　　4.7 文件发放与回收

　　4.7.1 办公室在接到文件后,须在一个工作日内完成文件发行,同时完成旧版文件的回收工作；

　　4.7.2 办公室将原稿留存于本部门,文件复印后加盖发行印章，并发放至相关部门签收，同时回收旧版文件，并签名确认记录于《文件发放/回收记录》；

　　4.7.3 各种文件管制印章(文件报废章例外)应尽量盖于文件空白处。

　　4.8 文件作废与销毁

　　4.8.1旧版文件回收后由办公室加盖'作废'印章并由办公室销毁；

　　4.8.2 文件旧版原稿由办公室加盖'作废'印章,隔离保存一年后方可销毁；

　　4.8.3 文件资料原稿销毁须建立目录《文件销毁明细表》并经管理者代表确认后方可进行。

　　4.9外来文件的管理

　　4.9.1 外来文件：指客户提供文件（顾客财产）/供应商提供文件/业界标准/相关法律法规等；

　　4.9.2 属于顾客财产的外来文件，由办公室分类用文件夹进行整理归档，另外保存；

　　4.9.3无需发放各部门及现场使用的外来文件(国家,法律法规及业界标准设备说明书及参考资料等)由办公室接收并加盖'外来文件'管制章,并登于《外来文件一览表》，原稿留存于办公室；

　　4.9.4 需发放各部门及现场使用的外来文件,如客户提供的作业指导书,检验规范及蓝图规格等, 办公室接受后登录于《外来文件一览表》，同时将原稿复印加盖外来文件控制印章分发至相关部门，做好《文件发放/回收记录》，外来文件的版本更新发放和回收依文件的发行回收流程执行；

　　4.9.5 外来文件根据需要并经客户同意转化为公司内部文件，由办公室登录于《文件一览表》，并注明内部文件编号，办公室按4.7发行，同时做好文件发行与回收记录。

　　4.10 文件的保存

　　4.10.1 办公室对各类文件应分明别类，并用文件夹装订好，作好标识；

　　4.10.2 办公室对文件资料的存放应固定地点,保存时须采取防火,防湿,加锁等措施以保证不发生损坏、遗失，并确认其有效性和安全性。