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固定資產之維修
當設備異常或損壞時,由保管使用單位填立「維修申請單」(8.1),經單位主管核准後,送交管理部負責聯絡廠內維修人員、廠家或外界(視維修項目而定)辦理維修等後續作業。
管理部接獲「維修申請單」,應先查詢該項設備是否處於保固期限內或是訂有維護合約,若於保固範圍或已訂有維護合約者,聯絡保固或合約廠商修理;否則應聯絡一般廠商針對故障修護費用進行報價。
洽請一般廠商修護者,應依公司規定向修護廠商詢價,並取得〝報價單〞,管理部應將比、議價廠商與價格填寫「維修申請單」,依核決權限呈核後,據以通知廠商進行修護。
設備修護完成後,管理部應通知請修單位進行驗收,並於「維修申請單」之驗收欄位簽名確認。
修繕完成需支付維修費用者,管理部應取得維修廠商之〝發票〞,填寫「請款單」(8.2)依『採購及付款循環-應付帳款作業』辦理請款。
會計單位應依據「請款單」、發票及驗收錄等相關資料,依性質分別列為資本支出或費用支出。若須資本化者,應於「財產目錄」(8.3)登錄該筆資本支出資料。
固定資產之保養
非生產性設備之保養作業,由使用部門視需要對各項財產實施定期性或不定期性之保養。
機器設備若需與機器供應商簽維護合約,則由管理部或指定單位評估,並選擇最經濟有效的維護合約實施保養或修護事宜,生產性機器設備並依『生產循環—機器設備保養維修作業』紀錄及保留該機器設備之保養與維修記錄。
控制重點
資產設備異常或損壞時,應確實查明有無保固或是維護合約,並依規定送修。
「維修申請單」應經權責主管核准,維修後應經請修單位驗收確認。
修繕費用之帳務處理是否適當,資本化與費用性之修護支出應確實劃分。
應定期彙整、分析修繕支出及比例,以瞭解是否有費用浮濫之情事。