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　　4.信息交流

　　4.1总则

　　公司应建立、实施和保持与质量环境职业健康安全管理体系有关的内外部沟通交流的

　　渠道，建立《信息交流、沟通、参与、协商程序》明确以下内容：

　　a.信息交流的内容；

　　b.何时进行信息交流；

　　c.与谁进行信息交流；

　　d.用什么方式进行交流；

　　e.由谁来负责

　　f.与职业健康安全有关的协商的安排

　　在策划信息交流过程时，还应考虑到合规义务、确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息是一致的真实的。

　　公司应对与环境有关的信息交流作出响应，适当时，保留文件化信息作为信息交流的

　　证据。

　　5.文件控制

　　A.对质量、环境管理体系所涉及的文件和资料进行控制，以保证其适用性，防止使用失效和作废的文件，文件的制定、编号、批准、发布、使用、更改、作废、回收等依据《文件控制程序》执行。

　　B.文件在发布实施前应经授权人审批后确定其发放部门或个人，若需要更改，原则上应由原审批人员批准，并对文件的更改和现行修订状态予以标识。

　　C.通过文件分发，使所有使用文件的岗位都能及时得到有效版本。

　　D.一旦文件失效或作废，则从所有发放或使用的场所及时收回，确保防止误用。

　　E.对已经失效或作废的文件，如因工作需要而保留的，进行适当标识。

　　F.受控文件以文件号及版本号识别文件及现行修订状态，对外来文件应确保标识并进行分发控制。

　　G.确保文件字迹清楚、整洁和完好。通过文件的执行和内部审核发现文件的适用与否，

　　必要时予以修订并重新批准文件。